こんにちは！広報の森村です。
今年10月に本町からなんばにオフィスを移転してから約2ヶ月。
ようやく新しいオフィスに慣れてきたところです。
新オフィスへの移転についてはこちらの記事で執筆しています▼
いよいよ始まるakippa・なんばパークスタワー時代。新オフィスを本邦初紹介！
働く場所が変わり、akippaの社内全体にも色々と変化が起こっています。
そのなかでも大きな変化となったのは、100人以上入ることができるコミュニティスペース・PARKの誕生です。
こちらのスペースでは、業務中の休憩スペースとしての活用はもちろん、移転パーティなどのイベントを開催しており、社員同士のコミュニケーションに“なくてはならぬ”場所として活用されています。
PARKでは社内イベントはもちろん、その広さから社外の人を招いての登壇イベントも開催することができるようになりました。
今まで自社オフィスでイベント開催をする場所と機会はなく、移転後初めての経験となります。
自社イベントの開催に限ることではありませんが、今回は実際にakippaオフィスでイベントを開催してみて、これは大切！と感じたことを4つまとめました。
1.テンプレ用フォーマットの作成
1つ目はイベント運営手順などをまとめたフォーマットの作成です。
akippaフォーマットには以下の項目があります。
・やることリスト
イベントまでにやっておくべきことを期限をつけて記載
・準備物
イベントに必要なものを記載
・機材使用方法
機材や照明の使い方を記載
・経費管理
イベント開催にかかった費用と内訳を記載
・設営イメージ
椅子や机の配置を図で記載
・参加者リスト
イベントの参加者を記載
・台本/タイムライン
イベント全体の流れや司会者の進行セリフを記載
・飲食物発注リスト
懇親会を開催する際のオードブルやドリンクなど発注する業者サイトなどを記載
・過去開催時資料
過去に開催したイベントの投影資料を記載
このフォーマットをイベント開催ごとにコピーして活用します。
イベントを実施するうえで、毎回いちから考えて進めていくことは本当に大変！
フォーマット化しておくことで、あらかじめ用意されている流れに沿って、スムーズに進めることができます。
また、自社でのイベント開催が可能となると、社員誰もが主催者となってイベントを開催する可能性があります。
フォーマットを用意しておくことで、誰がイベントを実施しても変わらないクオリティで開催できるようになるので便利です！
2.トイレや喫煙所など場所のアナウンス
2つ目はトイレや喫煙所など場所のアナウンスです。
自社では当たり前に利用しているトイレや喫煙所。しかしイベントで初めて訪れた人はどこにあるのか分かりません。
イベントでは
・受付時に案内
・オフィスの出入り口に場所を掲示
・イベント開始前に投影して案内
・配布資料に場所を記載
などで参加者に場所をアナウンスすることが大切です。
また、akippaオフィスが位置しているなんばパークスタワーなどのオフィスビルでは、ビルに出入りできる時間に制限があることがあります。
その場合は
・何時まで出入り可能か
・時間を過ぎた後の出入り方法
も忘れずアナウンスしましょう。
3.写真の撮影
3つ目は写真の撮影です。これは自社イベントに限りませんが、自社の様子を外部に配信することはもちろん、社内報などで社内にも伝えるために撮影しています。またイベントの様子を残しておくことで、今後のイベント開催の参考にすることもできます。
写真は様々な位置から撮影し、数パターンの写真を記録として残しておくと、後日写真を見直した際に全体像が分かりやすく、次回のイベント開催のイメージもしやすいです。
4.イベント協力者を社内で募る
最後はイベント協力者を社内で募るです。
私が自社でイベント開催をした際、一番感じたことは一人でのイベント運営は本当に難しいということです。
イベント開催の際に「自社でのイベント開催だし一人でも回せるだろう」と思っていたのですが、実際に対応してみると本当に大変でした。
その様子を見てイベント開催中に手伝ってくれる社員もおり、非常に助けられました。感謝しかありません。
・受付
・会場準備、片付け
・照明、マイクのチェック
・登壇者の接続チェック
・マイクランナー
・トイレなど案内
・写真や動画撮影
これらを一人でこなすのには限界があります。
それぞれの対応に遅れがでてしまうとせっかくのイベントが台無しになってしまいます。
そのため、必ずイベント開催の旨を社内にアナウンスしたうえで、事前に社内に対してお手伝いをお願いすることが大切です。
いかがでしたでしょうか。
イベント開催のヒントになれば嬉しいです！
akipediaではイベント情報も公開しています！ぜひ合わせてチェックしてくださいね！▼
https://akipedia.akippa.co.jp/event/
森村 優香
広報
2013年4月に新卒3期生として入社。営業職で入社するも初日に「広報やってみないか」と代表の金谷に言われ断れず、以降ずっと広報を担当。特に関西では金髪広報として有名。
お酒が大好きだが、意外と23時には寝ていたいタイプ。全国の地酒制覇を目指し、47都道府県への旅行を計画中。
